個人情報保護方針

マリン水道サービス（以下「当社」という。）はご利用者様からの信頼を第一に考え水道修理や水まわりのご相談を受ける中で知り得たご利用者様個人に関わる情報を正確かつ機密に取り扱うことを重要な責務として認識しております。お名前やご住所やお電話番号のほか現場確認で把握する建物の状況や設備の状態やご連絡内容には生活に深く関わる情報が含まれるため取扱いに不安が生じないよう当社では個人情報に関する「個人情報保護方針」を定め社内スタッフ及び関連会社に対して取扱方法の周知と運用の徹底を行っています。例えば台所や浴室やトイレの水漏れ修理では訪問日時や修理履歴や写真情報を確認することがあり詰まり対応では排水の逆流状況や使用状況をお聞きすることもありますがこれらの情報は受付から見積りや作業や作業後の確認に至るまで業務上必要な範囲で取り扱います。なお既に当社で保有し利用させて頂いている個人情報につきましても本方針に従って適切に管理しご利用者様に安心してご相談頂ける体制づくりに努めます。

個人情報の取り扱いについて
１.個人情報の取得
ご相談やご依頼を受ける場面では受付対応や現地訪問や見積り作成や作業手配を進めるために必要となる個人情報を適法かつ公正な手段で収集致します。たとえば蛇口からの水漏れや給水管の破損やトイレの詰まりなど状況確認が必要な際にはご利用者様のお名前やご住所やご連絡先のほか建物の種類や不具合の発生箇所や発生時期などをお尋ねすることがあります。これらは到着前の準備や適切な工具や部材の判断に関わるため現場での対応を円滑にするうえで重要となります。当社が個人情報の提供をお願いする場合には収集の目的と利用内容を事前にお伝えし当社の正当な事業の範囲内で目的達成に必要な限度において収集致します。必要性のない情報を求めることはせず口頭や書面や通信手段を通じて取得する際にも内容の確認を丁寧に行い誤登録や取り違えの防止に努めます。急な漏水でお急ぎの場面でも取得する情報は対応に必要な範囲にとどめご利用者様にご負担が偏らないよう配慮致します。
２.個人情報の利用および共同利用
当社がお預かりした個人情報は個人情報を頂いた方にご承諾を得た範囲内で収集目的に沿って利用致します。水道修理では受付内容と現場の状況に差が出ることもあり訪問前のご連絡や作業内容の確認や見積り説明や修理後のご案内など複数の工程で情報を参照する場合がありますがその利用は当社の正当な事業の範囲に限られます。たとえば水漏れが床下に及んでいる疑いがある時には訪問前に状況を整理して適切な対応を準備し詰まりで再発の懸念がある時には過去の依頼内容を確認して原因の把握に役立てることがあります。共同利用が必要となる場合にも関係先と共有する内容は業務遂行に必要なものに限り利用目的から外れた使い方は行いません。利用目的は次の「利用目的の範囲」に示すとおりであり受付から訪問や作業やご連絡までの流れの中でご利用者様に不利益が生じないよう適切に運用致します。
●利用目的の範囲について
・業務上のご連絡を行う場合です。訪問日時の確認や到着予定のご案内や見積り内容の説明や作業後の確認など水道修理を円滑に進めるために使用します。現場によっては断水の有無や駐車場所や建物への入り方を確認する必要がありその際にも必要な範囲で利用します。
・当社が水道修理の業務を遂行するうえでサービスに関するご案内を行う場合です。たとえば給水管や排水管の状態に応じた作業説明や部品交換の要否や再発防止に関するお知らせなどをお伝えする際に利用します。症状の見分け方や応急対応の可否や使用を控えた方がよい設備の案内など現場対応に結び付くご説明にも用います。
・ご利用者様からのお問い合せまたはご依頼等への対応を行う場合です。電話やメールでのご相談に対して症状の聞き取りを行い訪問の要否を判断したり過去の対応履歴を確認して説明を補足したりするために利用します。たとえば水が止まらない場合や異臭を伴う場合など急を要するご相談では速やかな連絡と状況整理のために必要となります。
・その他ご利用者様に事前にお知らせしご同意を頂いた目的の場合です。通常の修理対応を超えて追加確認や特別なご案内が必要な場面では内容をご説明したうえで同意を得て利用します。ご本人の意思を確認しないまま目的を広げることは致しません。
●上記目的以外の利用について
上記以外の目的でご利用者様の個人情報を利用する必要が生じた場合には法令により許される場合を除きその利用についてご利用者様の同意を頂くものとします。たとえば当初のご依頼内容とは異なる確認が必要となった場合でも事前の説明なく別目的に転用することはありません。水道設備の不具合では原因調査の途中で想定外の問題が見つかることがありますがその際も利用範囲を丁寧にお伝えしご理解を得たうえで取り扱います。
３.個人情報の第三者提供
当社はご利用者様の同意なしに第三者へご利用者様の個人情報を提供致しません。但し個人情報に適用される法律その他の規範により当社が従うべき義務等の特別な事情がある場合にはこの限りではありません。水道修理の現場では緊急性が高いケースもありますがそのような場面でも提供先や提供内容に配慮し不要な共有を行わない方針です。たとえば集合住宅で共用部の給排水設備に関係する不具合が見つかった場合でも管理上必要な連絡を超えてご利用者様の個人情報を広く伝えることはありません。第三者へ情報を渡す必要が生じる場面では法令上の根拠や正当な理由があるかを確認し範囲を限定したうえで適切に対応致します。
４.個人情報の開示・修正等の手続
ご利用者様からご提供頂いた個人情報に関して照会や訂正や削除を希望される場合はお問い合わせ先窓口までご請求下さい。受付内容や訪問記録やご連絡先に誤りがあるとその後の案内や修理手配に影響するため内容確認のご希望には丁寧に対応致します。当該ご請求が当社の業務に著しい支障をきたす場合等を除きご利用者様ご本人によるものであることが確認できた場合に限り合理的な期間内に個人情報を開示し訂正し削除致します。たとえば連絡先変更後に以前の番号が残っている場合や住所表記の修正が必要な場合など水道修理の連絡に支障が出る前にお申し出頂くことで円滑な対応につながります。ご本人確認は情報保護のために行うものであり第三者による不正な請求を防ぐ役割もあります。

個人情報の保護に関する法令・規範の遵守について
当社は保有する個人情報に関して適用される個人情報保護関連法令及び規範を遵守します。水道修理の受付や現場作業では生活空間に関わる情報を取り扱うため日常的な業務の中で法令順守の姿勢を保つことが重要です。ご利用者様からの相談内容には住まいの利用状況や在宅時間帯や設備の不具合履歴など繊細な情報が含まれることがありこれらを安易に扱うことは信頼を損なう原因となります。そのため当社では本方針を日本国の法律や条例等の規範に基づいて判断し個人情報の取り扱いに関する基本方針として運用致します。法令や社会的な基準に照らして不適切な運用が起こらないよう日々の業務手順を見直し個人情報保護法等の趣旨に基づいた管理に努めます。水漏れや詰まりの相談は急いで連絡される場合が多いものですが急ぎの対応であっても法令順守を省略することはありません。

個人情報の安全管理措置について
当社は個人情報への不正アクセスや紛失や破壊や改ざんや漏えい等から保護し正確性及び安全性を確保するために管理体制を整備し適切な安全対策を実施致します。具体的には個人情報を取り扱う事務所内への部外者の立ち入りを制限し紙資料や電子情報の保管方法を定め業務上必要な者だけが取り扱えるよう管理しています。水道修理では現場写真や作業記録や見積り情報を扱うことがありこれらが外部へ漏れるとご利用者様の生活環境に関する情報が不必要に知られるおそれがあります。そのため当社では役員及び職員等に対する教育啓発活動を行い情報管理の重要性を継続して共有しています。管理責任者を置いて運用状況を確認し受付情報と作業情報の照合方法や連絡手順の見直しも進めています。例えば訪問先の取り違えを防ぐための確認や修理履歴の誤登録を防ぐための点検など安全管理は現場品質にも関わる重要な取組みです。ご利用者様ご自身におかれましてもお問い合わせ時に入力内容やお伝え頂く情報をご確認頂くことでより正確な対応につながります。

継続的な改善について
当社は個人情報保護への取組みについて日本国の従うべき法令の変更や取り扱い方法や環境の変化に対応するため継続的に見直し改善を実施致します。水道修理の現場では受付方法や連絡手段や記録の残し方が変化することがあり従来と同じ運用では十分でない場合があります。例えば問い合わせ方法が多様化した時や設備写真の共有方法が変わった時には情報の受渡しや保存方法を再確認しご利用者様に不安が生じないよう整備を進めます。見直しは形式的なものではなく日々の対応で生じた課題を踏まえて行いより分かりやすく適切な取扱いへつなげてまいります。ご利用者様からのご意見やご要望も改善の参考として受け止め安心して水道修理をご相談頂ける運用を目指します。

お問い合わせ
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは下記窓口にて受け付けております。水道修理のご依頼時にお伝え頂いた情報の確認や訂正のご希望や本方針に関するご不明点がありましたら内容を整理のうえご連絡下さい。受付時に症状の説明とあわせて個人情報の取扱いに不安がある場合にもご相談を承ります。現場訪問前に確認したいことがある時や作業後の連絡方法について見直しを希望される時にも窓口をご利用頂けます。

運営会社：マリン水道サービス
運営会社所在地：愛知県名古屋市中村区名駅３－２４－８
TEL:０５０－３６９５－２４２１